SECRETAIRE MEDICAL – ACCUEIL / SECRETAIRE MEDICALE - ACCUEIL

L’INSEP, Institut National du Sport, de l’Expertise et de la Performance, est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports.  Comprenant 300 agents et plus de 150 entraîneur.e.s permanent.e.s, l’INSEP est notamment chargé d’offrir à l’élite sportive française des conditions optimales permettant de concilier entraînement et formation scolaire, universitaire ou professionnelle. Sélectionné.e.s sur des critères de performance sportive par les fédérations sportives partenaires, près de 800 sportives et sportifs sont actuellement accueillis quotidiennement au sein de 19 « Pôles France ». En application des dispositions du décret n°2009-1454 du 25 novembre 2009 relatif à l’Institut national du sport, de l’expertise et de la performance, l’établissement favorise par son expertise, la diffusion des bonnes pratiques et contribue au développement cohérent et à la mise en commun de ressources et d’activités au sein du réseau grand INSEP (centres d’entraînement et de formation de haut niveau labellisés, maillant le territoire français (CREPS, Écoles nationales, CNSD, etc.). L’INSEP accompagne les sportifs de haut niveau et leur encadrement et est en appui des fédérations olympiques et paralympiques dans leur projet de performance fédéral.

Placé(e) sous l’autorité du chef du Pôle médical, le(la) secrétaire médical(e) s’inscrit au sein d’une équipe pluridisciplinaire. Il(elle) est en relation avec les autres services de l’Institut. Il(elle) accueille et oriente les patients venant en consultations et, à ce titre, joue un rôle important dans l’image perçue de l’établissement.

 Ø Missions et activités principales :

Dans le cadre de ses missions, le(la) secrétaire médical(e) est chargé(e) de :

Accueil des patients :

• Assure l’accueil physique et téléphonique des patients sportifs de haut niveau ou externes souhaitant consulter au Pôle médical.
• Être l’interlocuteur(trice) par mail des patients sportifs de haut niveau ou externes et assurer l’interface avec les praticiens du pôle médical.
• Assure la prise de rendez-vous pour les différentes spécialités proposées au sein du Pôle médical, dispenser les informations nécessaires et faire le lien avec les services connexes (Radio, UMK,…).
• Répond aux demandes de professionnels de santé en cas de besoin (annulation de rendez-vous, reprogrammations…).
• Dépose les listes de patients en fin de journée à l’accueil principal.
• Scan des documents médicaux en lien avec le dossier.

Facturation :

• Facturation des actes médicaux et paramédicaux réalisés au sein du pôle médical lors du passage du patient au sein du Pôle (AMO, AMC, part patient), selon les règles en vigueur.
• Encaissements des sommes dues par les patients.

• Facturation des actes médicaux et paramédicaux réalisés et n’ayant pu être facturés en en la présence du patient.
• Travail en complément des missions de la secrétaire médicale chargée du tiers-payant :
  • Traitement des courriers émanant de l’AMO, AMC et patient
  • Télétransmissions 
  • Gestion des rejets
  • Gestion des impayés (AMO, AMC, patients)
  • Gestion des contentieux (AMO, AMC, patients)

Régie :

• Être régisseur(se) suppléant(e).

Courrier du service :

• Participer à la dépose et récupération du courrier du service (selon le planning d’équipe établi).

Informatique :

• Contribuer à faire évoluer Maidis et son utilisation en assurant une remontée d’information (ex : problèmes constatés).

Connaissances-savoir :

• Connaissance de logiciels spécifique à la gestion médicale, une maitrise du logiciel « Maidis » est appréciée.
• Connaissance de la nomenclature métier.
• Connaissance du milieu sportif et de l’environnement institutionnel.
• Maitrise de l’anglais.
• Maîtrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint, …).

Savoir –faire :

• Tenir des tableaux de bords.
• Rendre compte.
• Apprécier les situations et à adopter une conduite appropriée.
• Utiliser les outils technologiques et de communication.
• Apprécier la situation et à adopter une conduite appropriée.

Savoir –être :

• Sens des relations humaines.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Discrétion et devoir de réserve, respect de la confidentialité.
• Diplomatie.
• Esprit d'équipe.
• Adaptabilité.

Ø Horaires : 37 heures hebdomadaires.

Plage horaire d’ouverture du secrétariat : 8h30-18h du lundi au vendredi. Horaires déterminés selon fiche horaire.

Ø Date de prise de fonction : 1^er novembre 2023.

Ø Modalités de recrutement :

• Formation requise : accueil et secrétariat médical (SMS, SP3S)
• Poste ouvert aux agents de catégorie C et aux agents contractuels.

Dans une logique inclusive, l’INSEP s’engage pour la diversité et l’égalité.