ADJOINT(E) AU CHEF DU POLE INFORMATIQUE CHARGE(E) DE LA GESTION ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE ET DU PILOTAGE DE PROJETS SI

Au sein de la Direction de l’Administration Générale (DAG), le Pôle Informatique est chargé du développement et de la coordination des activités informatiques, ainsi que de la centralisation de la majorité des dépenses informatiques de l’INSEP.
L’adjoint(e) est placé(e) sous l’autorité directe du Chef du Pôle Informatique et l’appuie dans la coordination du fonctionnement du Pôle, particulièrement dans la gestion des équipes, du suivi budgétaire, administratif et le pilotage des projets SI transversaux. Il(elle) contribue à la performance du Pôle en assurant la qualité et l’efficacité des processus de gestion. Il(elle) est en relations fonctionnelles avec les Directions métiers, les services supports (Unité des Affaires Juridiques, Unité Financière, RH), les fournisseurs, les partenaires, les agents de l’INSEP.

Missions et activités principales :

 Dans le cadre de ses missions, l’adjoint(e) au chef du pole informatique est chargé(e) de :

Manager une équipe et accompagner au changement, en appui du Chef du Pôle :

•    L’adjoint(e), appuie le chef du Pôle Informatique dans l’encadrement d’une équipe de 10 agents et favorise une dynamique de développement des compétences. Il(elle) assure notamment :

o    La supervision d’une équipe pluridisciplinaire (managers, ingénieurs systèmes, administrateurs réseaux, développeurs, spécialistes cybersécurité, techniciens systèmes et réseaux) ainsi que la gestion de prestataires externes.
o    L’accompagnement des agents dans la transformation digitale, à travers l’organisation de séminaires, d’ateliers, de formations et de co-ateliers en lien avec les directions métiers.
o    Le soutien à la tenue des réunions d’équipe et à l’animation du collectif de travail.
o    La participation au processus de recrutement et au suivi des situations RH en lien avec l’unité des ressources humaines, ainsi que l’accompagnement des agents dans leurs démarches administratives et RH.
o    La contribution à la structuration et à la capitalisation des procédures de management et de gestion des ressources humaines du Pôle.
o    La veille sur les évolutions de l’environnement de l’INSEP pour alimenter la réflexion stratégique du chef du Pôle sur le fonctionnement du service.
o    L’appui à l’évaluation des projets portés par le Pôle et de leur impact.

•    En l’absence du chef du Pôle il(elle) est en charge de la gestion des équipes (validation des congés, gestion des absences, urgences diverses, …)

Suivi budgétaire et gestion des dépenses/recettes du Pôle Informatique :

•    Élaboration du budget initial en lien avec les besoins opérationnels et les projets du Pôle ainsi que la centralisation les dépenses informatiques des autres Pôles.
•    Suivi de l’exécution budgétaire, gestion et contrôle des dépenses et recettes du Pôle et des dépenses centralisées, analyse des écarts.
•    Mise en place et exploitation des tableaux de bord de suivis financiers et indicateurs d’activités.
•    Réalisation des demandes d’achats dans les règles de la commande publique, validation des services faits, contrôle des factures.
•    Saisie des titres de recettes liés aux prestations de services, élaboration des documents de facturation.
•    Reporting régulier auprès de la direction du Pôle, de l’Unité Financière, de la Direction de l’Administration Générale et de l’Agence Comptable.

Gestion administrative du Pôle Informatique :

•    Appui à la rédaction, au montage et au suivi administratif des marchés, contrats et conventions en lien avec l’Unité des Affaires Juridiques.
•    Anticipation et coordination des renouvellements contractuels avec les parties prenantes internes et externes.
•    Suivi des dossiers administratifs des agents du Pôle (ordres de missions, notes de frais, etc.).
•    Suivi administratif des prestataires externes intervenant au sein du Pôle.
•    Contribution à la veille réglementaire et au respect des procédures internes.

Pilotage de projets SI transversaux :

•    Interface entre les directions métiers et le Pôle Informatique.
•    Suivi des engagements contractuels et de la qualité de service des prestataires.
•    Animation des comités de suivi et coordination des acteurs internes et externes impliqués (métiers, AMOA, AMOE, TMA).
•    Suivi opérationnel des projets : plannings, jalons, gestion des risques, livrables.
•    Contribution à la documentation projet et rédaction des comptes rendus selon les besoins des projets.

Pilotage de projets sur les ERP financiers et comptables de l’INSEP :

•    Coordination des opérations techniques (mises à jour, clonage des bases, installations).
•    Participation à l’organisation et au suivi du déploiement des modules fonctionnels (paramétrage, recettage).
•    Référent(e) opérationnel(le) entre les utilisateurs, l’éditeur, la DSI et les décisionnaires.
•    Suivi des actions et délais, reporting auprès de la Direction de l’Administration Générale, de l’Agence Comptable et de l’Unité Financière.
•    Contribution éventuelle à la production de supports de formation et à l’animation de sessions selon les besoins et le contexte projet.

 Connaissance – savoir :  

•    Expérience significative sur un poste similaire en coordination administrative, budgétaire ou gestion de projets.
•    La connaissance de l’ERP Cegid XRP Ultimate serait un plus.
 
Savoir-faire :

•    Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la fonction publique.
•    Maîtrise de la gestion de projets SI (planification, coordination, animation, reporting).
•    Rédaction administrative et technique adaptée à des interlocuteurs variés.
•    Animation et pilotage de réunions et comités de suivi.

Savoir être :  

•    Rigueur, autonomie, sens de l’analyse ;
•    Qualités rédactionnelles et pédagogiques ;
•    Diplomatie et capacité d’écoute ;
•    Sens du service et travail en équipe.

 
Horaires :

37 heures hebdomadaires. 

Date de prise de fonction :

1er juillet 2025

Modalités de recrutement :

Poste ouvert aux agents de catégorie A et aux agents contractuels. 

 
Dans une logique inclusive, l’INSEP s’engage pour la diversité et l’égalité.